Además de estos métodos se tienen algunas herramientas para cuantificar los riesgos, como son la distribución por probabilidades, modelo y simulación, monte Carlo, PERT, análisis con un árbol de decisión.La lista de riesgos identificados también sirve como punto de partida para desarrollar estrategias de respuesta y planes de contingencia. Al conocer los riesgos potenciales, el equipo puede implementar medidas preventivas o de mitigación para reducir la probabilidad de que ocurran, así como prepararse para manejarlos efectivamente si llegan a materializarse. La gestión de riesgos es una actividad que se realiza durante todo el ciclo de vida del proyecto, en la Figura 3 se muestra como seria el ciclo de gestión de riesgos.
En un proyecto, la gestión de riesgos es un proceso integral en el que todos los miembros del equipo participan. Aunque el director del proyecto tiene la responsabilidad final, es crucial que cada integrante colabore en la identificación, análisis y planificación de respuestas frente a los riesgos. El responsable de la gestión de riesgos debe garantizar que el equipo comprenda la importancia de este proceso, así como crear y mantener el plan correspondiente. También se encarga de moderar reuniones de seguimiento, comunicar los riesgos a los interesados y llevar a cabo otras tareas relacionadas.
Para llevar a cabo la gestión de riesgos de manera efectiva, es fundamental contar con herramientas que faciliten el proceso y aseguren la adecuada identificación, análisis y respuesta ante los riesgos en un proyecto.
Al comenzar un proyecto, es esencial elaborar un plan de gestión de riesgos que establezca de manera clara y detallada cómo se abordarán tanto los riesgos positivos como los negativos. Este plan proporciona una hoja de ruta para la gestión proactiva de los riesgos a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
En primer lugar, se identifica el proyecto y se designa un director responsable de supervisar la gestión de riesgos. Luego, se procede a seleccionar la metodología de gestión de riesgos más adecuada para el proyecto en cuestión. Además, se realiza un análisis del presupuesto destinado a la gestión de riesgos, asegurando que se asignen los recursos necesarios para abordar los riesgos de manera efectiva.
Para garantizar una gestión de riesgos organizada y eficiente, se establecen nuevas fechas de reunión y se elabora un calendario claro que permita un seguimiento adecuado de los riesgos a lo largo del tiempo. Se categorizan los riesgos y se crea una matriz de riesgos que facilite su análisis y priorización.
Es fundamental definir qué se considera un riesgo aceptable para el proyecto en particular, estableciendo los límites y tolerancias adecuados. Asimismo, se evalúan las herramientas disponibles para analizar los riesgos y se seleccionan aquellas más apropiadas para el contexto del proyecto.
En cuanto a la comunicación de los riesgos, se establece un método claro y eficiente para informar sobre ellos. Una opción es utilizar una plantilla estructurada para reportar nuevos riesgos. En la Figura 4 se muestra una plantilla que ha sido diseñada con el objetivo de simplificar y estandarizar el proceso de registro de riesgos, incentivando a los miembros del equipo a reportarlos de manera apropiada y fácil. Esto es especialmente importante dado que en una empresa pueden llevarse a cabo múltiples proyectos simultáneamente, cada uno con sus propios desafíos y riesgos asociados.
La plantilla comienza por solicitar la especificación del proyecto en el que se ha identificado el riesgo. Esta información inicial proporciona contexto y permite una adecuada asignación de recursos para abordar el riesgo. Posteriormente, se registran los detalles del riesgo en cuestión, incluyendo quién lo ha reportado y una primera evaluación de su prioridad o impacto potencial.
Una vez recopilada esta información básica, la plantilla guía al usuario a detallar el riesgo de manera más exhaustiva. Se proporcionan campos para realizar un análisis inicial, teniendo en cuenta diversos aspectos como el alcance del riesgo, su posible impacto en el proyecto en términos de tiempo, calidad y recursos, así como la probabilidad de ocurrencia. Este análisis inicial proporciona una visión más completa del riesgo y ayuda a determinar la mejor manera de gestionarlo (Buchtik, L, s.f.).
Además, la plantilla puede incluir un espacio para sugerir un plan de respuesta recomendado. Este plan puede incluir acciones específicas que se pueden tomar para mitigar o responder al riesgo de manera proactiva, minimizando su impacto en el proyecto. Finalmente, toda la información recopilada en la plantilla se transfiere al registro de riesgos del proyecto, donde se llevará a cabo un seguimiento continuo y se gestionarán los riesgos de manera efectiva a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
Para identificar riesgos en proyectos, se pueden utilizar diversas herramientas que facilitan la recopilación y diagramación de información. No es necesario emplear todas las herramientas disponibles, sino elegir las más adecuadas para el proyecto en cuestión. Es importante tener en cuenta que muchas de estas herramientas pueden tener aplicaciones más allá de la identificación de riesgos.
El taller de identificación de riesgos es una herramienta valiosa para involucrar al equipo del proyecto y otros interesados en la identificación y discusión de los riesgos. Durante este taller, se revisan los insumos pertinentes, como la documentación del proyecto, y se utilizan diversas técnicas para recopilar datos e información, así como técnicas de diagramación para visualizar los riesgos de manera clara.
La lluvia de ideas y los mapas mentales son herramientas efectivas para fomentar la creatividad y generar una lista extensa de riesgos en un proyecto. En la lluvia de ideas, un grupo comparte libremente ideas sobre los riesgos del proyecto, sin miedo a la crítica. Estas ideas se registran y se pueden estructurar utilizando una Estructura de Desglose de Riesgos. Los mapas mentales son una forma visual de organizar estas ideas.
Las entrevistas y encuestas también son herramientas valiosas para identificar riesgos en un proyecto y obtener el apoyo de las personas involucradas. Las entrevistas permiten conversar detalladamente sobre el proyecto con distintas personas, identificando riesgos y preocupaciones. Se pueden realizar de forma personal, por teléfono, por correo electrónico, etc., y es esencial entrevistar a personas clave de diferentes grupos de interés.
La plantilla diseñada para el taller de identificación de riesgos mostrada en la Figura 5 proporciona una estructura sólida que garantiza la efectividad y productividad. Esta plantilla se elabora con el objetivo de brindar un marco claro y organizado en el que se asignen roles específicos, se establezca una agenda detallada y se definan los procesos a seguir para identificar, registrar y gestionar los riesgos del proyecto.