Al identificar los riesgos, se pueden anticipar posibles obstáculos o desafíos que podrían surgir a lo largo del proyecto, lo que permite al equipo estar preparado para abordarlos de manera proactiva. Además, la identificación de riesgos proporciona una base para realizar un análisis más detallado y evaluar la probabilidad y el impacto de cada riesgo en el proyecto.
Para identificar riesgos en proyectos, existen varias herramientas que pueden utilizarse, tanto para recopilar información como para diagramarla. No es necesario utilizar todas las herramientas disponibles, sino seleccionar aquellas que sean más útiles para el proyecto en particular. Es importante tener en cuenta que muchas de estas herramientas no solo sirven para identificar riesgos, sino que también pueden aplicarse a otros propósitos. La Tabla 2 muestra los pasos y algunas herramientas que se usan en la gestión de riesgos (Buchtik, L, 2012):
La elección de las herramientas puede depender del grupo o individuo con el que se esté trabajando para recabar información sobre los riesgos. Por ejemplo, para obtener información de una gran cantidad de usuarios, puede ser más práctico realizar una encuesta en lugar de entrevistar a cada persona individualmente.
El taller de identificación de riesgos es una herramienta invaluable para involucrar al equipo del proyecto y otros interesados en la identificación y discusión de los riesgos. Durante este taller, se revisan en grupo los insumos pertinentes, como la documentación del proyecto, y se utilizan diversas técnicas para recopilar datos e información, así como técnicas de diagramación para visualizar los riesgos de manera clara. Es importante tener en cuenta que el taller requiere tiempo y puede enfrentar ciertas dificultades, como la falta de participación de algunas personas clave o la necesidad de moderación para garantizar que la discusión sea productiva. Sin embargo, a pesar de estos desafíos, el taller ofrece la ventaja de ser una actividad personal y directa que permite la contribución activa de los interesados, lo que puede mejorar significativamente la calidad de la identificación de riesgos en el proyecto.
La lluvia de ideas y los mapas mentales son herramientas efectivas para fomentar la creatividad y generar una lista extensa de riesgos en un proyecto. En la lluvia de ideas, un grupo de personas se reúne con un moderador para compartir libremente ideas sobre los riesgos del proyecto, sin miedo a la crítica. Estas ideas se registran en un pizarrón o en notas autoadhesivas en la pared, y se pueden estructurar por categorías utilizando una Estructura de Desglose de Riesgos. Los mapas mentales son una forma visual de organizar estas ideas, utilizando nodos para representar diferentes categorías de riesgos. Para que la lluvia de ideas sea efectiva, es fundamental contar con un moderador que garantice la participación de todos y mantenga el orden en la sesión. Además, es importante que asistan las personas indicadas y que se establezcan reglas claras para una discusión ordenada y equitativa. Aunque esta técnica puede ayudar a identificar muchos riesgos de manera rápida y creativa, también puede presentar desafíos, como la dificultad para agendar reuniones con grupos grandes o el riesgo de que algunas personas no se sientan cómodas compartiendo ideas en voz alta. Es esencial tener en cuenta las posibles emociones negativas que puedan surgir durante la sesión, como la frustración o el negativismo, y manejarlas con cuidado para no obstaculizar la creatividad del grupo. A pesar de estos desafíos, la lluvia de ideas y los mapas mentales son herramientas valiosas que pueden ayudar a involucrar a todos los interesados y generar una lista completa de riesgos en el proyecto (Project Management Institute (PMI), 2021).
Otra forma de identificar riesgos es por medio de entrevistas y encuestas, estas son herramientas valiosas para identificar riesgos en un proyecto y obtener el apoyo y compromiso de las personas involucradas, En las entrevistas, se conversa detalladamente sobre el proyecto con distintas personas, identificando riesgos y preocupaciones. Se pueden realizar de forma personal, por teléfono, por correo electrónico, etc. Es esencial entrevistar a personas clave que puedan alertar sobre posibles riesgos del proyecto, de diferentes grupos de interés. Se manejan de forma individual o grupal y pueden llevarse a cabo con un entrevistador o varios. Requieren planificación y deben realizarse de manera formal para obtener resultados útiles. Las entrevistas son personales e involucran a los participantes, lo que puede animar a hablar a quienes tienen miedo de compartir sus preocupaciones en público. Algunos aspectos a tener en cuenta son, requieren tiempo y pueden ser más complejas si se necesitan traductores o el entrevistador no está familiarizado con el tema. es necesario grabar o tomar notas de la entrevista para registrar la información.
En las encuestas consisten en formularios con preguntas que se envían a un grupo de personas para que respondan. Pueden incluir preguntas abiertas o con opciones de respuesta predeterminadas. Son útiles cuando el grupo de personas a encuestar es grande y permiten que todos se sientan involucrados en el proceso de identificación de riesgos. Cuando se realizan electrónicamente, facilitan la recopilación y el análisis de respuestas. Toca tener en cuenta, la calidad de los riesgos identificados depende de la calidad de la encuesta, por lo que deben estar bien elaboradas. Puede haber una cantidad significativa de personas que no respondan a la encuesta, lo que puede afectar la representatividad de los resultados.
Las consultas a expertos, el análisis de hipótesis y el análisis de checklists de riesgos son técnicas útiles para identificar riesgos en un proyecto: Los expertos poseen conocimientos especializados que contribuyan a identificar riesgos específicos del proyecto. Se deben identificar expertos relevantes y consultarlos para obtener información valiosa sobre posibles riesgos. Lo que brindara una perspectiva única y ayudar a reconocer riesgos en áreas del proyecto que el equipo no conoce bien. Sin embargo, generara desafíos como el costo de contratar a los expertos y su disponibilidad. Mientras que, en el análisis de hipótesis, las hipótesis y supuestos del proyecto serán fuentes de riesgos si no se validan adecuadamente. es importante analizar la validez y razonabilidad de las hipótesis para evaluar posibles riesgos asociados. se deben documentar las hipótesis del proyecto y analizar sus riesgos, además se hace necesario realizar un análisis de checklists donde las listas de control de riesgos de proyectos anteriores pueden servir como punto de partida para identificarlos en el proyecto actual. es importante revisar la lista y considerar si los riesgos identificados en proyectos similares podrían aplicarse al proyecto actual. Sin embargo, las listas de control pueden tener limitaciones, como la falta de especificidad, la falta de relevancia si son antiguas y la tendencia a ignorar algunos que no están en la lista.
El análisis de la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) proporciona una visión completa y detallada del alcance del proyecto, lo que la convierte en una herramienta poderosa para identificar posibles riesgos asociados a cada componente y entregable. Al recorrer cada elemento de la EDT, es posible cuestionarse sobre los riesgos potenciales y las posibles fallas que podrían surgir en la realización de cada tarea. Una de las ventajas de utilizar la EDT es que al definir el 100% del alcance del proyecto, se garantiza una cobertura completa en la identificación de riesgos, lo que mejora la calidad y exhaustividad del proceso. Además, al analizar los riesgos a nivel de los paquetes de trabajo, se logra una mayor precisión en la identificación, lo que aumenta las probabilidades de éxito del proyecto. Es importante tener en cuenta que la EDT debe estar bien elaborada y definir claramente todo el alcance del proyecto para que la identificación de riesgos sea efectiva. Es útil utilizar la EDT como una lista de verificación para asegurarse de que se hayan considerado todos los aspectos del trabajo del proyecto al identificar los riesgos. Aunque la EDT es especialmente útil para identificar riesgos relacionados con el alcance del proyecto, es importante reconocer que existen otros tipos de riesgos, como los relacionados con los recursos humanos, los costos, entre otros, que pueden no estar directamente vinculados a la EDT y deben ser considerados por separado durante el proceso de gestión de riesgos (Buchtik, L, 2012).
La técnica Delphi es una herramienta efectiva para obtener el consenso de varios expertos sobre un tema, en este caso, la identificación de riesgos en un proyecto. Desarrollada originalmente por la Corporación Rand durante la Guerra Fría, esta técnica implica enviar un cuestionario a cada experto de forma individual y anónima, recopilar sus respuestas y luego enviar un resumen de las respuestas al grupo para que puedan comentar y refinar las opiniones de los demás. Este proceso se repite varias veces hasta que se alcanza un consenso o una mayoría de acuerdo. Al ser anónimas las respuestas, se elimina el énfasis en las personas y se centra en la identificación de riesgos. Esto ayuda a que los expertos se sientan seguros de expresar sus opiniones sin preocuparse por el juicio de los demás. Además, al no conocer la identidad de los otros participantes, se eliminan los prejuicios y la presión social. Una ventaja importante de la técnica Delphi es su capacidad para capturar el conocimiento de una amplia gama de expertos, incluso cuando están dispersos geográficamente. Es útil cuando los expertos no pueden reunirse físicamente o cuando se necesita trabajar a distancia. Sin embargo, la técnica Delphi también tiene sus desafíos. Puede llevar tiempo si se realizan muchas rondas de retroalimentación o si hay muchos expertos involucrados. Además, la calidad de los resultados depende en gran medida de la experiencia y conocimiento de los expertos participantes. Interpretar y sintetizar las respuestas de los expertos también puede ser un proceso complejo.
El análisis causal, o de causa raíz, es una técnica valiosa para identificar las causas fundamentales de un problema o riesgo en un proyecto. Al examinar las causas y subcausas de un riesgo, se pueden descubrir factores subyacentes que contribuyen a su ocurrencia. Esto permite no solo abordar el riesgo en sí, sino también prevenir problemas similares en el futuro. La técnica implica crear un diagrama que muestre las relaciones entre el problema o riesgo principal y sus causas. Se comienza preguntándose qué causa el problema, y luego se profundiza en las causas de esas causas, siguiendo un proceso similar a desglosar las capas de una cebolla. Por ejemplo, si el riesgo es la posibilidad de no terminar el proyecto a tiempo debido a retrasos constantes, se podría identificar como causa principal la incompetencia del director del proyecto. Al indagar más, se descubre que la incompetencia del director se debe a una falta de capacitación, que a su vez es causada por limitaciones financieras de la empresa. Al identificar la causa raíz, se pueden tomar medidas para abordar no solo el riesgo inicial, sino también otros riesgos relacionados. Por ejemplo, resolver las limitaciones financieras podría no solo permitir la capacitación del director del proyecto, sino también mejorar la motivación del equipo. Una ventaja importante de esta técnica es que revela problemas subyacentes en la organización que pueden estar más allá del alcance del proyecto pero que afectan su éxito. Sin embargo, también puede revelar oportunidades para abordar estos problemas de manera más integral.
El análisis de causa y efecto, también conocido como diagrama de espina de pescado o diagrama de Ishikawa, es una técnica efectiva para identificar y comprender las causas de un riesgo en un proyecto. Este método permite visualizar de manera clara y estructurada las diversas causas que contribuyen a un riesgo específico, así como sus relaciones entre sí. El diagrama se construye alrededor de una línea central horizontal que representa el riesgo en cuestión, con líneas que se extienden hacia afuera, semejantes a las espinas de un pescado. Cada una de estas “espinas” representa una causa principal del riesgo, y a su vez, pueden tener ramificaciones que representan subcausas. Al utilizar esta técnica, es importante identificar las causas principales del riesgo y organizarlas en categorías relevantes, como calidad, personas, procesos, tecnología, entre otras. Esto permite una comprensión más completa y sistemática de las diversas influencias que pueden contribuir al riesgo en cuestión. Por ejemplo, si el riesgo es el retraso en la entrega de los entregables del proyecto, las causas principales podrían incluir problemas de planificación, falta de recursos adecuados, deficiencias en la calidad del trabajo, entre otros. Cada una de estas causas principales puede tener subcausas que se exploran en detalle para comprender mejor su impacto en el riesgo general. El análisis de causa y efecto se puede realizar en grupo, en sesiones de lluvia de ideas o reuniones de equipo, lo que facilita la participación y el intercambio de ideas entre los miembros del equipo del proyecto. Esta técnica fomenta la colaboración y la identificación de soluciones efectivas para abordar las causas subyacentes de los riesgos identificados.
análisis DOFA, es una herramienta útil para identificar y evaluar las Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas de un proyecto. Este enfoque permite un análisis tanto interno como externo del proyecto, lo que facilita la identificación de riesgos tanto negativos como positivos.
Para llevar a cabo un análisis DOFA, se pueden utilizar preguntas específicas para cada una de las cuatro dimensiones: Fortalezas: ¿Qué aspectos del proyecto son particularmente sólidos o ventajosos? ¿Qué recursos, habilidades o activos posee el proyecto que pueden aprovecharse? Oportunidades: ¿Qué tendencias del entorno podrían beneficiar al proyecto? ¿Existen cambios en el mercado o en la industria que puedan aprovecharse? ¿Qué áreas ofrecen potencial de crecimiento o expansión? Debilidades: ¿Qué aspectos del proyecto son menos sólidos o problemáticos? ¿Qué recursos, habilidades o activos faltan o son insuficientes? ¿Qué áreas necesitan mejorar? Amenazas: ¿Qué tendencias del entorno podrían afectar negativamente al proyecto? ¿Existen riesgos externos que puedan obstaculizar el progreso del proyecto? ¿Qué factores externos podrían representar desafíos significativos? Al analizar estas cuatro dimensiones, se pueden identificar tanto los riesgos negativos como los positivos que pueden influir en el proyecto. Las fortalezas y oportunidades representan factores positivos que pueden ayudar al proyecto a alcanzar sus objetivos, mientras que las debilidades y amenazas representan factores negativos que pueden obstaculizar su éxito. Es importante tener en cuenta que el análisis DOFA proporciona una visión general y puede ayudar a identificar riesgos de manera rápida y efectiva. Sin embargo, es posible que no capture todos los riesgos específicos y detallados del proyecto. Por lo tanto, puede ser necesario complementar este análisis con otras técnicas de gestión de riesgos para una evaluación más exhaustiva y precisa.
El diagrama de flujo, también conocido como flujograma, es una representación gráfica de un proceso, sistema o algoritmo. Muestra la secuencia de pasos o acciones que se deben realizar para alcanzar un objetivo. Los elementos principales de un diagrama de flujo son los siguientes: Inicio/Fin: Representado por un óvalo, indica el inicio o fin del proceso. Proceso: Representado por un rectángulo, indica una acción o tarea que se debe realizar. Decisión: Representado por un rombo, indica un punto en el proceso donde se debe tomar una decisión basada en una condición. Conector: Representado por un círculo, indica la conexión entre diferentes partes del diagrama. Flecha de flujo: Indica la dirección del flujo del proceso, mostrando la secuencia de pasos. El diagrama de flujo es útil para identificar riesgos dentro de un proceso o sistema al analizar cómo fluyen los datos o la información, y cómo interactúan los diferentes componentes. Sin embargo, puede resultar difícil de dibujar si el proceso es muy complejo y requiere un conocimiento profundo del flujo que se está diagramando. Por otro lado, el análisis del Árbol de Fallas, o FTA (Fault Tree Analysis), es una técnica utilizada para identificar combinaciones de factores, causas o fallas potenciales que pueden provocar riesgos en un sistema o proceso. Se utiliza principalmente en la etapa de diseño e ingeniería del proyecto y puede ser útil para controlar riesgos, analizar vulnerabilidades y evaluar la probabilidad de ocurrencia de un riesgo. El FTA se construye de manera descendente, comenzando con el riesgo a analizar en el nodo superior y descendiendo a través de los diferentes niveles del árbol para identificar las posibles causas y subcausas. Se utilizan puertas lógicas, como “Y” y “O”, para representar relaciones entre los eventos que causan el riesgo y el riesgo en sí mismo.
El diagrama de influencias es una herramienta que se utiliza para visualizar y comprender todos los elementos que influyen en una decisión o situación en un proyecto.
Al identificar los riesgos, permite incorporar la incertidumbre en la toma de decisiones. Los elementos principales de un diagrama de influencias incluyen: Decisiones: Representadas por nodos rectangulares que indican las decisiones a tomar. Factores de influencia: Representados por nodos que influyen en las decisiones. Flechas de influencia: Indican la dirección de la influencia entre los nodos. Se crea un diagrama de influencias siguiendo estos pasos: Identificar y dibujar las decisiones a tomar como nodos rectangulares. Identificar y dibujar los factores de influencia como nodos que influyen en las decisiones.
Establecer las relaciones de influencia entre los nodos mediante flechas. Medir el impacto de la incertidumbre asignando valores numéricos a los nodos. El análisis del campo de fuerzas, creado por Kurt Lewin, se basa en el equilibrio entre fuerzas impulsoras y fuerzas opositoras para un cambio. Se utiliza para identificar resistencias y facilitadores de cambios en un proyecto. Para crear un análisis del campo de fuerzas: Reunir al equipo de proyecto y definir el riesgo a analizar. Crear dos columnas tituladas “Fuerzas impulsoras” y “Fuerzas opositoras”. Realizar una tormenta de ideas para identificar las fuerzas impulsoras y opositoras. Listar las fuerzas en orden de importancia y considerar qué hay detrás de cada una. Desarrollar un plan para maximizar las fuerzas impulsoras y minimizar las opositoras.